Distribution du courrier interne en entreprise : les boites nominatives collectives

Dans une entreprise, une administration, un établissement de santé ou un site accueillant plusieurs services, la distribution du courrier ne s’arrête pas toujours à la réception postale.

Une fois les lettres et documents arrivés sur le site, il faut parfois les répartir entre plusieurs collaborateurs, bureaux, services ou entités.

Les boites nominatives collectives peuvent alors servir de point de distribution interne : chaque destinataire dispose d’une case identifiée dans laquelle le courrier peut être déposé.

Cette organisation ne répond toutefois pas aux mêmes règles qu’une installation destinée directement à La Poste. Il faut donc commencer par distinguer distribution postale et distribution interne.

Courrier postal et courrier interne : quelle différence ?

La première question est de savoir qui dépose le courrier dans les cases.

Distribution directement par La Poste

Lorsque le facteur distribue directement les courriers dans un bloc collectif, l’équipement doit être adapté aux conditions de distribution postale applicables au site.

Le fonctionnement de la serrure de distribution et du raccordement postal devient alors important.

Notre guide Clé PTT et pass facteur : comment La Poste accède aux boites collectives détaille ce fonctionnement.

Distribution interne par l’entreprise

Dans d’autres organisations, le courrier arrive d’abord à :

• l’accueil ;
• la réception ;
• un service courrier ;
• un secrétariat ;
• une loge ;
• un point central de distribution.

Une personne interne répartit ensuite les documents dans les différentes cases.

Dans ce cas, le bloc sert avant tout d’outil d’organisation interne.

Les contraintes ne sont donc pas exactement les mêmes que pour une batterie de boites aux lettres destinée à une distribution directe par le facteur.

Dans quelles organisations les boites nominatives sont-elles utiles ?

Le principe peut être intéressant dès qu’un même site réunit plusieurs destinataires.

Par exemple :

• entreprise comportant plusieurs services ;
• centre d’affaires ;
• immeuble de bureaux ;
• espace de coworking ;
• établissement scolaire ;
• administration ;
• établissement médical ;
• résidence de personnel ;
• association regroupant plusieurs entités ;
• site industriel disposant de plusieurs équipes ou bureaux.

L’intérêt est de créer un point de distribution unique tout en conservant une case distincte pour chaque destinataire.

Faut-il une boite par personne ?

Pas nécessairement. Le nombre de cases dépend de la façon dont l’organisation souhaite distribuer son courrier.

Une case peut être attribuée :

• à un collaborateur ;
• à un bureau ;
• à un service ;
• à un département ;
• à une société ;
• à une équipe ;
• à une fonction.

Dans une petite structure, une boite par personne peut être pratique.

Dans une entreprise de plusieurs centaines de salariés, une organisation par service ou par unité peut être beaucoup plus pertinente. Il faut donc commencer par définir l’unité de distribution avant de choisir le nombre de cases.

Comment déterminer le nombre de cases ?

Commencez par établir la liste des destinataires qui doivent réellement recevoir des documents séparément.

Posez notamment les questions suivantes :

• combien de personnes ou services ont besoin d’une case propre ?
• certaines équipes peuvent-elles partager une case ?
• existe-t-il plusieurs sociétés sur le même site ?
• faut-il prévoir une case pour les documents administratifs ?
• des arrivées ou réorganisations sont-elles déjà prévues ?

Il est préférable d’anticiper les évolutions connues sans multiplier les cases inutiles.

La logique est proche du dimensionnement d’un bloc collectif d’habitation, même si les destinataires ne sont pas les mêmes.

Pour approfondir la méthode de dimensionnement, consultez notre guide Boite aux lettres collective 4, 6 ou 10 cases : bien dimensionner votre bloc.

Où installer les boites de courrier interne ?

L’emplacement doit être choisi en fonction de l’organisation quotidienne.

Il peut par exemple se situer :

• près de l’accueil ;
• dans un espace courrier ;
• dans un hall réservé au personnel ;
• à proximité des bureaux ;
• dans une zone de circulation interne ;
• près du secrétariat.

Le bon emplacement doit permettre :

• un remplissage simple des cases ;
• un accès facile pour les destinataires ;
• une bonne lisibilité des noms ;
• une circulation suffisante devant l’ensemble.

Notre article Où installer sa boite aux lettres ? Emplacement, accès facteur et règles présente les principaux critères d’implantation, notamment pour les blocs collectifs.

Installation intérieure ou extérieure ?

Pour du courrier interne, l’installation se fait le plus souvent dans un espace protégé.

Cela présente plusieurs avantages :

• accès réservé aux personnes concernées ;
• meilleure protection des documents ;
• lecture facile des identifications ;
• absence d’exposition directe aux intempéries.

Si les boites doivent être placées à l’extérieur, il faut utiliser un équipement réellement prévu pour cet usage.

Les boites aux lettres collectives extérieures répondent à des contraintes différentes des modèles destinés aux halls intérieurs.

Comment identifier les cases ?

L’identification constitue l’un des points les plus importants dans une installation de courrier interne. Chaque case doit permettre de savoir immédiatement à qui elle est attribuée.

Selon l’organisation, l’étiquette peut indiquer :

• nom et prénom ;
• nom du service ;
• numéro de bureau ;
• nom de société ;
• fonction ;
• numéro interne.

Un système facilement modifiable est préférable dans les organisations où les affectations évoluent régulièrement.

Pour les questions liées à l’identification des boites dans l’habitat, consultez également notre article Nom sur les boites aux lettres collectives : ce que dit la loi.

Leabox.com ne proposant pas de consignes ou casiers à colis, ses blocs doivent être envisagés avant tout pour la réception et la distribution de courrier compatible avec leurs dimensions.

Quelle taille de case prévoir ?

Il faut tenir compte du type de documents distribués.

Avant de sélectionner un bloc, vérifiez notamment :

• le format des enveloppes ;
• l’épaisseur habituelle des courriers ;
• le volume quotidien ;
• la fréquence à laquelle les cases sont vidées.

Une case suffisamment dimensionnée limite le risque d’accumulation ou de documents pliés. Les dimensions exactes doivent être vérifiées dans les fiches techniques du produit choisi.

Pour les gammes leabox.com, elles sont disponibles dans la documentation.

Quelle disposition choisir ?

Un grand nombre de cases peut être organisé de plusieurs manières selon les produits.

Une disposition plus horizontale :

• occupe davantage de largeur ;
• limite généralement la hauteur de l’ensemble.

Une disposition plus verticale :

• économise de la largeur ;
• augmente la hauteur.

Dans une zone de circulation réduite, il faut également surveiller la profondeur et le dégagement devant les portes.

Notre guide Hall étroit : quelle boite aux lettres collective à faible profondeur choisir ? présente les principaux critères lorsque l’espace est contraint.

Quelle solution leabox.com pour une installation intérieure ?

leabox.com propose des boites aux lettres collectives intérieures pouvant être configurées avec différents nombres de cases.

LEA31 intérieur est un bloc normalisé à ouverture totale. Dans un projet où La Poste distribue directement le courrier dans le bloc, cette ouverture totale et la serrure de distribution doivent être prises en compte.

Dans un usage exclusivement interne, l’intérêt principal sera davantage lié :

• au nombre de cases ;
• aux dimensions ;
• aux serrures individuelles ;
• à l’identification ;
• au mode de pose.

Pour une vue globale des possibilités, consultez les boites aux lettres collectives Leabox.com.

Et dans un bâtiment existant ?

Une entreprise installée dans un bâtiment ancien peut rencontrer les mêmes problèmes qu’une copropriété en rénovation :

• réservation existante ;
• hall étroit ;
• manque de profondeur ;
• espace mural limité.

Les boites aux lettres collectives de rénovation peuvent alors être étudiées en fonction du projet.

Leabox.com propose notamment :

• LEA21 avec ouverture totale ;
• LEA11 sans ouverture totale.

Le choix dépend cependant du fonctionnement recherché et des dimensions disponibles.

Pose murale ou encastrée ?

Pose murale

La pose murale permet de fixer le bloc directement sur un support adapté. Elle évite la création d’une réservation mais laisse le caisson en saillie.

Pose encastrée

La pose encastrée permet d’intégrer davantage le bloc au mur. Elle nécessite cependant une réservation compatible.

Le choix dépend donc principalement du bâtiment et de l’espace disponible.

Comment organiser la distribution au quotidien ?

Il est utile de déterminer :

1. où arrive le courrier postal ;
2. qui le réceptionne ;
3. qui le trie ;
4. à quelle fréquence les cases sont alimentées ;
5. comment les collaborateurs sont identifiés ;
6. à quelle fréquence ils relèvent leur courrier ;
7. qui met à jour les étiquettes lors des changements.

Une procédure simple permet d’éviter les enveloppes oubliées ou placées dans la mauvaise case.

Comment configurer un bloc leabox.com ?

Une fois le nombre de destinataires et l’emplacement définis, l’e-configurateur Leabox.com permet d’étudier les configurations disponibles et d’obtenir le tarif correspondant.

Avant validation, vérifiez :

• le nombre de cases ;
• leur disposition ;
• l’emplacement intérieur ou extérieur ;
• le mode de pose ;
• les dimensions ;
• les besoins en identification.

Les accessoires et éléments complémentaires disponibles sont présentés sur la page accessoires pour boites aux lettres.

Tableau récapitulatif

Questions fréquentes sur le courrier interne en entreprise

Faut-il une boite par salarié ?

Non. Une case peut être attribuée à une personne, un service, une équipe ou une société selon l’organisation retenue.

Une boite nominative peut-elle servir uniquement au courrier interne ?

Oui. Le courrier peut être réceptionné de manière centralisée puis réparti par l’entreprise dans les différentes cases.

La Poste peut-elle distribuer directement dans ces boites ?

Cela dépend de l’équipement et de son installation. Lorsqu’une distribution directe est souhaitée, il faut vérifier les exigences applicables au bloc et à son raccordement.

Notre article Clé PTT et pass facteur explique le fonctionnement de l’accès postal.

Comment choisir le nombre de cases ?

Commencez par définir les destinataires qui doivent recevoir leur courrier séparément. Pour la logique générale de dimensionnement, consultez notre guide Boite aux lettres collective 4, 6 ou 10 cases.

Peut-on utiliser des noms de services au lieu des noms des salariés ?

Oui, dans de nombreuses organisations, une case « Comptabilité », « Ressources humaines » ou « Direction » peut être plus pratique qu’une case individuelle.

Comment modifier les noms lorsque les équipes changent ?

Un porte-nom avec étiquette papier permet de remplacer facilement l’identification sans changer la porte.

Quelle solution pour un espace étroit ?

Il faut comparer profondeur, mode de pose et dégagement.

Notre article Hall étroit et boite aux lettres collective à faible profondeur détaille les options possibles.

Où installer les boites ?

Elles doivent se trouver dans une zone pratique pour la distribution et le relevé.

Notre guide Où installer sa boite aux lettres ? présente les principaux critères.

Où configurer un bloc leabox.com ?

L’e-configurateur leabox.com permet de sélectionner une configuration et d’obtenir le tarif correspondant.